Als Berufskraftfahrer in Deutschland ist das Thema Bezahlung, Spesen und Kostenübernahme durch den Arbeitgeber von zentraler Bedeutung. Neben dem Grundgehalt spielen Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und andere Zuschläge eine wichtige Rolle, um die finanziellen Belastungen durch lange Arbeitszeiten und Reisen abzufedern. In diesem Beitrag werfen wir einen detaillierten Blick auf die aktuellen Regelungen für 2025, sowohl im Inland als auch im Ausland, und geben praktische Tipps, wie du deine Ansprüche geltend machen kannst.

Grundgehalt: Mindestlohn und Branchenstandards

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland 12,82 Euro pro Stunde. Für Berufskraftfahrer im Güterverkehr gelten jedoch oft tarifliche Regelungen, die je nach Region und Arbeitgeber variieren. Laut der Gewerkschaft ver.di liegt das durchschnittliche Bruttogehalt eines LKW-Fahrers in Deutschland zwischen 2.300 und 3.200 Euro pro Monat, abhängig von Erfahrung, Arbeitszeit und Einsatzgebiet (Nah- oder Fernverkehr).

Wichtig: Spesen und Zuschläge wie Nacht-, Feiertags- oder Überstundenzuschläge dürfen nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden, sondern kommen zusätzlich hinzu. Achte darauf, dass dein Arbeitsvertrag diese Punkte klar regelt, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

Spesen: Verpflegungspauschalen im Inland

Spesen, auch Verpflegungsmehraufwand genannt, sollen die zusätzlichen Kosten decken, die durch die Abwesenheit vom Wohnort oder Arbeitsplatz entstehen, z. B. für Mahlzeiten, Duschen oder Parkgebühren. Für 2025 gelten in Deutschland folgende Pauschalen:

• Kleine Pauschale: 14 Euro pro Tag bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden.

• Große Pauschale: 28 Euro pro Tag bei einer Abwesenheit von 24 Stunden oder mehr.

• Übernachtungspauschale für Fahrzeugübernachtungen: 9 Euro netto pro Kalendertag, um Kosten für sanitäre Einrichtungen (Duschen, Toiletten) oder die Reinigung der Schlafkabine abzudecken.

Diese Beträge sind steuerfrei, sofern sie im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen ausgezahlt werden. Wichtig: Arbeitgeber sind nicht gesetzlich verpflichtet, Spesen zu zahlen, es sei denn, dies ist im Arbeits- oder Tarifvertrag festgelegt. Falls der Arbeitgeber keine oder nur teilweise Spesen zahlt, kannst du die Pauschalen als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend machen, ohne Belege vorlegen zu müssen.

Beispielrechnung: Ein Fahrer startet montags um 6:00 Uhr und kehrt mittwochs um 18:00 Uhr zurück. Er ist insgesamt 60 Stunden unterwegs, davon zwei Übernachtungen im Fahrzeug. Er erhält:

• Montag (Abreisetag, >8 Stunden): 14 Euro

• Dienstag (voller Tag, 24 Stunden): 28 Euro

• Mittwoch (Ankunftstag, >8 Stunden): 14 Euro

• Übernachtungspauschale (2 Nächte): 2 x 9 Euro = 18 Euro Gesamt: 14 + 28 + 14 + 18 = 74 Euro

Spesen im Ausland: Länderabhängige Pauschalen

Im internationalen Fernverkehr gelten höhere Spesensätze, die sich nach dem jeweiligen Land richten. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht jährlich eine Liste mit den Pauschalen für über 180 Länder. Für 2025 sind einige Beispiele:

• Frankreich: 24 Euro (>8 Stunden), 48 Euro (24 Stunden)

• Belgien: 25 Euro (>8 Stunden), 50 Euro (24 Stunden)

• England: 30 Euro (>8 Stunden), 45 Euro (24 Stunden), in London 41 Euro bzw. 62 Euro

• Italien: 26 Euro (>8 Stunden), 52 Euro (24 Stunden)

• USA: 34 Euro (>8 Stunden), 68 Euro (24 Stunden)

Regelung bei mehrtägigen Touren: Der Spesensatz richtet sich nach dem letzten Tätigkeitsort vor 24:00 Uhr Ortszeit. Fährst du z. B. von Deutschland nach Belgien und bist dort am Montagabend tätig, gilt der belgische Satz, auch wenn du später nach Deutschland zurückkehrst.

Wichtig: Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt (z. B. Frühstück im Hotel), wird die Pauschale gekürzt:

• Frühstück: 20 % des Tagessatzes

• Mittag-/Abendessen: je 40 % des Tagessatzes

Kostenübernahme durch den Arbeitgeber

Neben Spesen können Arbeitgeber weitere Kosten übernehmen, z. B.:

• Fahrtkosten: Bei Nutzung eines privaten PKW für Dienstfahrten steht die Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro Kilometer zur Verfügung. Für LKW-Fahrer relevant, wenn sie z. B. zum Betriebshof pendeln müssen.

• Übernachtungskosten: Falls keine Fahrzeugübernachtung möglich ist, können tatsächliche Kosten für Hotels oder Pensionen erstattet werden, sofern Belege vorliegen. Alternativ gilt eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht im Inland.

• Reisenebenkosten: Dazu zählen Mautgebühren, Parkkosten oder Gebühren für Fähren. Diese werden meist gegen Vorlage von Belegen erstattet.

Tipp: Kläre vorab mit deinem Arbeitgeber, welche Kosten übernommen werden, und bewahre alle Belege auf. Viele Speditionen bieten digitale Abrechnungssysteme, die die Dokumentation erleichtern.

Steuerliche Behandlung und Tipps

• Steuerfreiheit: Spesen und Reisekosten sind bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei. Übersteigende Beträge müssen versteuert werden, oft mit einer Pauschalversteuerung von 25 %.

• Steuererklärung: Falls der Arbeitgeber keine Spesen zahlt, kannst du die Pauschalen in der Anlage N deiner Steuererklärung angeben. Dies senkt dein zu versteuerndes Einkommen.

• Dreimonatsfrist: Spesenpauschalen werden nur für die ersten drei Monate an einem auswärtigen Tätigkeitsort gewährt. Danach entfällt der Anspruch, es sei denn, die Tätigkeit wechselt den Ort.

Praktischer Tipp: Nutze Apps wie „Mobilexpense“ oder „FleetGO“, um deine Fahrten und Spesen zu dokumentieren. Diese Tools berücksichtigen aktuelle Pauschalen und erleichtern die Abrechnung.

Was tun, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?

Falls Spesen oder andere Kosten nicht übernommen werden, obwohl sie im Arbeitsvertrag vereinbart sind, solltest du:

1. Das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen und auf die vertraglichen Regelungen hinweisen.

2. Eine detaillierte Spesenabrechnung vorlegen, idealerweise mit Unterstützung eines Formulars deiner Spedition.

3. Bei anhaltenden Problemen rechtlichen Rat einholen, z. B. über ver.di oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Fazit

Die Bezahlung als Berufskraftfahrer setzt sich aus mehr als nur dem Grundgehalt zusammen. Spesen und Kostenübernahmen sind essenziell, um die finanziellen Belastungen des Berufs abzufedern. Informiere dich über die aktuellen Pauschalen, prüfe deinen Arbeitsvertrag und dokumentiere deine Ausgaben sorgfältig. So sicherst du dir, was dir zusteht – egal ob im Inland oder auf internationalen Routen.